Mit Google ein Intranet kostenlos einrichten, Teil 01

Milena Droste Aktuelles

Google ist nicht nur eine Suchmaschine. Als Anbieter von Internetdienstleistungen stellt uns Google Inc. viele weitere nützliche Anwendungen zur Verfügung.
Bei aller Verteufelung des Suchmaschinengiganten aus Mountain View als Datenkrake haben die Tools jedoch viele Vorteile. Einer davon ist die Möglichkeit, sie miteinander zu verbinden.

Mit Google Diensten können Gruppen sich vernetzen und zusammenarbeiten; ein Beispiel der Femfire Feuershow

Google Dienste für die Arbeit in Gruppen nutzen, hier am Beispiel der Künstlergruppe „Femfire“ (Feuershow)

Und so ist es z.B. möglich, mit Google Produkten eine Art kostenloses Intranet für Vereine und kleine Unternehmen einzurichten.
Anfang des Jahres habe ich mit Hilfe der Google Dienste eine Intranet-Lösung für eine Künstlergruppe angelegt. Innerhalb von Google können sie nun mailen, Termine koordinieren, sich in einer Community austauschen, Dateien gemeinsam bearbeiten und den Zugriff auf z.B. Rechnungsvorlagen für alle gewährleisten, ihre Dienstleistung über Social Media präsentieren, ihre Auftritte als Event veröffentlichen und vieles mehr.
Wie das geht? Hier eine kleine Auswahl der Google Dienste, die man gut für das kollaborative Arbeiten (z.B. in Projektgruppen) nutzen kann.

Google Mail

Los geht es mit einer Emailadresse. Was viele nicht wissen: Sobald man sich für ein Google Produkt anmeldet, wird automatisch eine Gmail-Adresse und ein Google+ Profil generiert. Name und Nutzername gelten dann für alle Google Dienste.
Google Konten sind kostenfrei. Hier hat man Zugriff auf viele verschiedene kostenlose Google-Produkte wie Gmail, Google Groups, Picasa, Youtube und viele mehr. Standardmäßig stehen 15GB Speicherplatz online zur Verfügung, was wesentlich mehr ist, als man bei vielen anderen Anbietern kostenloser Emaildienste erhält. Es gibt viele, viele Einstellungen. Am besten geht man sie in einer ruhigen Minute von A-Z durch.
Praktisch sind z.B. die „Labels“. Man kann zahlreiche Schlagworte anlegen (z.B. Anfragen, Angebote, Kunden, Interessenten,…). Die Emails können dann mit einem oder mehreren dieser Keywords verschlagwortet werden und so sind sie leichter auffindbar. Sie werden bei Zuordnung mehrerer Labels in mehreren Rubriken angezeigt z.B. sowohl unter dem Projekt als auch unter dem Kunden.
Tipp: Google hat übrigens einen umfangreichen Hilfebereich mit leicht verständlichen Texten und hilfreichen Anleitungen.

Google Kalender

Der Google Kalender ist ein kostenloses Tool; hilfreich für Projektgruppen, Vereine und Kleinunternehmen

Mit dem Google Kalender können Gruppen ihre Termine gemeinsam koordinieren; auch auf mobilen Endgeräten

Wichtig für‘s Business: Terminverwaltung! Man kann mehrere Google Kalender anlegen und sie durch unterschiedliche Farbgebung voneinander trennen. Für die Zusammenarbeit im Team kann man sowohl einzelne Termine als auch ganze Kalender für andere über Email freigeben. Hier ist es von Vorteil, wenn man sie an die Gmail-Adresse eines Dritten freigibt, dann kann dieser den Termin wiederum direkt in seinen Google-Kalender übernehmen. Es gibt verschiedene Berechtigungsstufen – so können Personen, die zu einem Kalender eingeladen sind, ihn z.B. nur lesen oder je nach Berechtigung auch selbst bearbeiten, Termine eintragen und zu diesen einladen.
Weiterhin kann man den Kalender mit Mobilgeräten und deren Kalender-Apps synchronisieren. Die Erinnerungsfunktion für Termine funktioniert sowohl per Email als auch über Popups – auch auf dem mobilen Endgerät.

Google Drive

Google Drive ist ein Online Speicher und ebenfalls kostenlos. Hier kann man Ordner erstellen, Dokumente und Dateien hochladen und diese wiederum Dritten über verschiedene Berechtigungsstufen freigeben. Google bietet ein eigenes Pendant zu gängigen Microsoft Office Produkten an: Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Zeichnungen. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten wird über die Freigabe möglich. Die Drive Konten Dritter synchronisieren sich mit dem eigenen freigegebenen Ordner.

An diesem Punkt kann man mailen, Termine koordinieren und Dateien verwalten im nächsten Schritt geht es an die Dienste, welche man nicht nur für die Zusammenarbeit, sondern auch für die Außendarstellung nutzen kann.

…Fortsetzung folgt…

Milena Droste - Social Media Manager, Online Marketing Manager, Online Redakteur

Autorin: Milena Droste

Projektmanagerin und Dozentin
der Business-Academy-Ruhr GmbH

E-Mail: milena@business-academy-ruhr.de

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