Trello: Dann lohnt sich das Planungs-Tool für ihr Unternehmen!

Christina Hölscher Marketing und Public Relations (PR)

Es ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen nicht immer leicht, das richtige Tool zu finden, welches den Arbeitsalltag wirklich erleichtert und keine lange Einarbeitungszeit erfordert. Da die Business Academy Ruhr ebenfalls zu den KMUs gehört, haben wir natürlich auch schon einige Tools zur besseren Übersicht und Aufgabenverteilung getestet – und leider auch einige davon wieder verbannt. Trello ist da so ein Mittelding, gerade für kleine Projekte kann es sehr hilfreich sein.

Trello ist ein Aufgaben- und Projektmanagementtool, was sein Potential gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen zeigen kann. Nutzen Mitarbeiter das Tool unabhängig voneinander, steht hier natürlich die eigene Aufgabenverwaltung im Vordergrund. Die Listen können zum Beispiel nach Priorität oder nach Projekten geordnet werden. Dies bietet zwei Vorteile: zum einen liefert Trello so eine sehr übersichtliche To-Do-Liste. Zum anderen lassen sich so auch Aufgaben gut an andere Mitarbeiter oder Kollegen verteilen. Karten lassen sich leicht in andere Boards verschieben, so können Aufgaben umverteilt werden. Es gibt eine Art History, anhand derer man gut nachvollziehen kann, wer etwas geändert hat.

Die Startseite von Trello besitzt mehrere Blöcke, die mit Aufgaben, Ideen und Planungen gefüllt werden können.

Beispiel eines Redaktionsplans bei Trello.

Welchen Nutzen hat Trello?

Trello eignet sich gut zum Brainstorming bzw. zur Ideensammlung. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Board arbeiten und durch die unterschiedlichen Listen bleibt es trotzdem übersichtlich. Man kann Bilder zur Veranschaulichung eingefügen, Dateianhänge hinzufügen und ganz einfach Checklisten erstellen. Zusätzlich kann man aber auch einfache Textbausteine für die Beantwortung von wiederkehrenden Fragen angelegen und diese in einem eigenen Bereich sammeln. Im Social Media Bereich kann Trello sogar einen Redaktionsplan ersetzen, indem dieser in einem Board abgebildet wird. So kann stets genau geplant werden, was an welchem Datum gepostet werden soll.

Das Aufgabentool ist also sehr wandelbar und kann an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Eventuell wird hierfür allerdings etwas Kreativität benötigt. Da jedes Unternehmen die eigenen Bedarfe am besten kennt, sollte das aber kein Problem darstellen.

Die Vor- und Nachteile im Überblick

Bei einer neuen Karte bietet das Tool Trello vielfältige Einstellungsmöglichkeiten an.

Legt man bei Trello eine neue Karte an, hat man einige Möglichkeiten. Zum Beispiel die Erstellung von Checklisten, Beobachten der Aufgabe oder das Hinzufügen von Kommentaren.

Das Tool bietet den Vorteil, dass es keine starren Vorgaben gibt, wie es zu nutzen ist. Jedes Unternehmen kann sich hier eine eigene Strategie überlegen. Ob als To-Do-Liste, als Projektmanagementtool oder als Redaktionsplan – die Möglichkeiten sind vielfältig und mit der Aufzählung noch lange nicht erschöpft. Das schöne an der webbasierten Umgebung ist, dass so auch Homeoffice einfacher wird. Man kann sich von zu Hause aus einloggen und sieht sofort, welche Aufgaben fällig sind. Indem auch Dateien in Trello gespeichert werden können, kann so auch der Datenaustausch erfolgen. Hier muss aber natürlich auch immer ein Auge auf die Datensicherheit geworfen werden. Interne Dateien sollten nur in Absprache hochgeladen werden.

Für sehr große Projekte hingegen erscheint Trello nur bedingt geeignet. Sind zu viele Listen oder Karten notwendig, kann es schnell unübersichtlich werden. Hier sind aber wieder kleine Arbeitsgruppen im Vorteil, da sich die Aufgabenflut und die Anzahl an Mitarbeitern im Rahmen halten, was die Übersichtlichkeit erhöht. Sollen hingegen sehr komplexe Inhalte abgebildet werden, sind andere Tools wohl besser geeignet.

Trello – Ein Tool, das überzeugt

Trello eignet sich vor allem für kleinere Teams oder Einzelpersonen, die ihre Aufgaben immer im Blick behalten und auf dem neuesten Stand bleiben wollen. Besonders für die Ideensammlung ist Trello hervorragend geeignet. Zum Einstieg empfehlen wir die kostenlose Version, die zum Testen vollkommen ausreicht. Hier wird man schnell feststellen, ob ein kostenpflichtiger Zugang notwendig ist oder nicht.

In Trello wird zunächst ein Board angelegt (Quasi ein Thema), in dem man alleine oder mit mehreren Personen arbeiten kann. Dort werden dann Listen angelegt, in denen wiederum Karten (quasi Aufgaben oder Informationen) gesammelt werden. Klingt erstmal relativ kompliziert, ist es aber überhaupt nicht. Nach kurzer Einarbeitungszeit kann Trello direkt genutzt werden.

Das Tool kann in kleinem Umfang gut kostenlos genutzt werden kann. Hier gibt es jedoch Begrenzungen, die durch das Upgrade auf eine kostenpflichtige Version erweitert werden können. Die Kosten starten hier bei 9.99$ pro User/Monat. Hier können zum Beispiel auch Konten anderer Tools verknüpft werden, wie zum Beispiel Mailchimp, Surveymonkey oder Twitter. Aber auch mit der kostenlosen Version lassen sich schnell die ersten Erfolge eines gut geplanten Projekts erkennen.

 

Christina Hölscher ist Soziologin und Erziehungswissenschaftlerin (B.A.), M.A. in Erwachsenen- und Weiterbildung sowie Social Media Managerin (IHK) und Online Marketing Managerin (IHK). Für die Business Academy Ruhr arbeitet sie in den Bereichen eLearning, Qualitätsmanagement sowie im Projektmanagement.